Die einzige Produktivitätsmethode, die Sie brauchen
Der Alltag eines Studioleiters oder eines Mitarbeiters mit Entscheidungsbefugnissen, wie beispielsweise der Leiter des Trainingsbereichs in einem Studio, ist in der Regel von vielerlei verschiedenen Aufgaben geprägt. Gerade wenn es mal wieder „viel“ oder sogar „zu viel“ wird, droht man den Überblick zu verlieren und die persönliche Produktivität nimmt zwangsläufig ab, sofern man nicht über ein sehr gut ausgeprägtes Selbstmanagement verfügt. Methoden, wie man seine eigene Produktivität hoch hält, gibt es sicherlich viele. Im Folgenden soll eine sehr einfache und die wohl einzige Produktivitätsmethode dargestellt werden, die Sie tatsächlich im Studioalltag brauchen, die Ivy-Lee-Methode.
Die Entwicklung
Die hoch effiziente und praktikable „Ivy-Lee-Methode“ ist ca. 100 Jahre alt aber nach wie vor ein extrem einfaches aber effizientes System der Tagesplanung. Im Jahr 1918 war Charles M. Schwab einer der reichsten Menschen der Welt. Er war Eigentümer der Bethlehem Steel Company, dem damals grössten Schiffsbauer und zweitgrössten Stahlproduzenten in den USA. Der berühmte Erfinder Thomas Edison hatte Schwab einmal als „Master Hustler“ bezeichnet. Schwab war stets daran interessiert, besser zu sein als seine Konkurrenz.
Charles M. Schwab war unzufrieden mit der Produktivität seiner Mitarbeiter. Um sich selbst und seine Führungskräfte produktiver und effizienter zu machen, arrangierte Schwab ein Meeting mit dem damals schon bekannten Produktivitäts-Trainer Ivy Lee. Lee war selbst ein erfolgreicher Geschäftsmann und er war weithin bekannt im Bereich der Public Relation. Im Rahmen des Meetings mit Ivy Lee stellte Charles M. Schwab Lee die Frage, ob er nicht einen Tipp hätte, wie er und sein Team produktiver werden könnten. Die Antwort Lee´s auf diese Frage war: „Geben Sie mir 15 Minuten mit Ihren Führungskräften“. Schwab reagierte daraufhin: „Wieviel wird mich das kosten?“. „Wenn es nichts bringt, dann zahlen Sie mir gar nichts“, antwortete Lee. „Und wenn der Tipp Sie und Ihr Team produktiver macht, dann schicken Sie mir im Anschluss einfach einen Scheck über den Betrag, der Ihnen dieser Tipp wert ist.“ Charles M. Schwab war damit einverstanden und so legten sie los.
Die Methode
Schwab versammelte seine Führungsmannschaft um Lee, der daraufhin seine Methode der Tagesplanung dem Team vorstellte. Die Methode umfasst die folgenden fünf Schritte:
Erstelle eine Liste am Ende Deines Arbeitstages
Am Ende eines jeden Werktages wird der folgende Tag geplant. Man schreibt untereinander die sechs wichtigsten Dinge auf, die am nächsten Tag unbedingt erledigt werden müssen. Es dürfen dabei nur maximal sechs Punkte auf die Liste kommen.
Priorisiere diese Aufgaben
Diese sechs Aufgaben sollen nun nach ihrer Wichtigkeit geordnet werden. Die wichtigste Aufgabe steht oben, die unwichtigste Aufgabe unten.
Beginne Deinen Arbeitstag mit der wichtigsten Aufgabe
Jeder Mitarbeiter soll nun seinen Arbeitstag mit der Bearbeitung der wichtigsten Aufgabe, also der Aufgabe, die ganz oben auf der Liste steht, beginnen. Man soll nur diese Aufgabe bearbeiten und nicht aufhören bis die Aufgabe erledigt wurde. Es soll so lange nicht zu der zweiten Aufgabe übergegangen werden, bis die erste abgeschlossen ist.
Arbeite die Liste der Rangfolge nach ab
Nun soll mit dieser Arbeitsweise bzw. Systematik weiter gearbeitet werden. Die dritte Aufgabe auf der Liste wird erst begonnen, nachdem die zweite abgeschlossen ist. Mit dieser Methode fährt man solange fort, bis die Liste abgearbeitet ist. Wenn nicht alle Punkte auf der Liste geschafft werden, erfolgt ein Übertrag auf die Liste des darauffolgenden Tages. Diese Aufgabenliste wird dann mit neuen Aufgaben wieder auf max. sechs Aufgaben aufgefüllt.
Mache diese Methode zu Deiner täglichen Routine
Diese Verfahrensweise soll dann jeden Arbeitstag wiederholt werden.
Das Ergebnis
Lee´s Methode klingt simpel, was dazu führte, dass Charles M. Schwab ebenso wie sein Führungsteam zunächst skeptisch waren, ob das denn klappen würde. Aber sie wollten es versuchen. Drei Monate später rief Charles M. Schwab Lee wieder in sein Büro und überreichte ihm einen Scheck über 25.000 US$ (heutiger Gegenwert etwa 400.000 US$). Anhand dieser Summe kann man sich sehr gut vorstellen, wie enorm die Ergebnisse der Ivy-Lee-Methode für die Produktivität von Charles M. Schwab und dessen Mitarbeiter der Bethlehem Steel Company gewesen sein müssen.
Die Vorteile für Fitnessstudios
Die Vorteile der Methode von Ivy Lee, auch für Betreiber von Fitnessstudios, liegen auf der Hand:
Die Vorgehensweise ist einfach: Ein kleines Kind würde diese Methode binnen einer Minute verstehen. Man benötigt keine Zusatz-Tools und keine Programme, lediglich einen Stift und ein Blatt Papier! Mehr nicht. Ausserdem kostet die Erstellung kaum Zeit. Deshalb sind sogar Planungsmuffel sehr schnell für diese Methode zu begeistern.
Prioritäten setzen wird sehr einfach: Es dürfen ja nur sechs Aufgaben auf dieser Liste stehen, die dann nach Wichtigkeit gereiht werden. Man wird also sehr schnell und einfach zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben unterscheiden lernen. Zudem wird man automatisch Entscheidungen treffen und automatisch lernen, viele Dinge zu eliminieren. Denn sechs Punkte sind extrem wenig.
Man wird gezwungen, harte Entscheidungen zu treffen: Gerade, wenn es um die Priorisierung der Aufgaben geht.
Man kommt schneller in die Gänge: Weil die Liste bereits am Ende des vorigen Arbeitstages für den kommenden Tag erstellt wird und so direkt morgens klar ist, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Somit wird die grösste Hürde, die Menschen abhalten Dinge zu Ende zu bringen, eliminiert: Der eigentliche Start der Aufgabenbearbeitung.
Die Methode fördert das Single-Tasking: Zuerst die wichtigste Aufgabe, dann die zweitwichtigste, dann die drittwichtigste und so weiter. Kein paralleles Abarbeiten, kein hin und her springen, also kein ineffizientes Multitasking. Man hat den vollen Fokus auf diese eine Aufgabe und sonst nichts.
Das Wichtige an dieser Methode ist, dass man den Fokus behält und die Aufgabe mit der grössten Priorität als erstes erledigt. Alles in allem ist die Ivy-Lee-Methode wirklich sehr einfach, effizient und sehr gut umsetzbar. Nutzen auch Sie die Ivy-Lee-Methode für Ihre tägliche Aufgabenplanung, insbesondere für die tägliche Aufgabenabarbeitung. Die mit der Methode verbundenen Vorteile werden Ihnen helfen, Ihren Studio-alltag produktiv und erfolgreich zu meistern.
