Was den meisten Managerinnen und Managern fehlt, ist Zeit: «Der Tag hat 24 Stunden, und wenn diese nicht reichen, nimmt man noch die Nacht dazu», ist ein Spruch, den man oft hört, der jedoch keinen wirklichen Lösungsansatz darstellt. Die beste Zeitsparmethode einer Führungskraft ist deshalb, die Mitarbeitenden so weiterzuentwickeln, dass sie umfassend eingesetzt werden können.
Diese Förderung und Forderung der Beschäftigten geschieht jedoch leider viel zu selten. In den meisten Fällen halten wir uns lieber für unentbehrlich, gerade bei kritischen Entscheidungen, und erledigen alles selbst, oft mit dem Ergebnis der Arbeitsüberlastung und damit einhergehend mit manchmal schlechten Resultaten. Denn eine gestresste Führungskraft kann mit Sicherheit nur schlechtere Leistungen bringen als ein gut ausgebildeter und nicht überlasteter Mitarbeiter. Der Fehler, alles selbst erledigen zu wollen, ist meist schlimmer als ein möglicher Fehler von Mitarbeitenden! Doch auch eine halbherzige Delegation kann zu einer Demotivation der Teammitglieder führen. Denn diese spüren, dass ihnen nicht in vollem Masse vertraut wird. Ihre Kompetenzen werden nicht voll ausgeschöpft und es kommt zu einer Unterforderung und damit zu einer Unzufriedenheit bei der Arbeit.
Richtige Delegation hat also folgende Vorteile:
Sie hilft Ihnen, …
- … sich selbst zu entlasten und Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zu gewinnen,
- … die Fachkenntnisse und Erfahrungen der betreffenden Mitarbeiter zu nutzen,
- … die Fähigkeiten und die Selbstständigkeit der Mitarbeiter zu fördern
und
- wie wirkt sich positiv auf Leistungsmotivation und Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten aus.
Was verstehen Sie unter Delegation?
Es gibt Führungskräfte, die unter Delegation das Abgeben von ungeliebten Aufgaben an Untergebene verstehen. Dabei handelt es sich meistens um Routineaufgaben. Früher verstand man unter Delegation oft die Verschiebung der Arbeitslast von oben nach unten in der Hierarchie. Mit der Reduzierung der Hierarchieebenen und der Verflachung der Organisationsstrukturen wird heute immer mehr eine Platzierung von Arbeitsleistung bei der dafür am besten qualifizierten Fachkraft verstanden. Lee Iacocca, ein US-amerikanischer Manager in der Automobilindustrie, sagte dazu: «Ich habe mir angewöhnt, nie etwas selbst zu tun, was jemand anders gleich gut oder besser kann als ich.»
Eine alte orientalische Weisheit sagt: «Wer allein arbeitet, addiert – wer zusammenarbeitet, multipliziert.»
Die Kombination von Fachwissen, Erfahrungen und Motivation steht dabei also ganz eindeutig im Vordergrund. Die reinen Entlastungsabsichten treten gegenüber einer Optimierung der Gesamtleistung in den Hintergrund.
Delegation bedeutet in diesem Sinne …
- eine Verbesserung und schnellere Erledigung des Arbeitsprozesses,
- die Entlastung der Führungskräfte,
- die Reduzierung des ansonsten dafür benötigten Aufwandes,
- die Umsetzung des Wissens und der Potenziale von Mitarbeitenden,
- die Ausbildung, Motivation und Förderung von Teammitgliedern,
- ein Vertrauensbeweis,
- den Auf- und Ausbau von Teamarbeit,
- eine bessere Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Unternehmen
Definition von echter Delegation
Delegation bedeutet die Abgabe von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung durch die Führungskraft sowie die Übernahme von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung durch die Mitarbeitenden.
Was sollte delegiert werden
Entscheiden Sie bei jeder Aufgabe, ob Sie diese wirklich am besten selbst ausführen können. Wenn nicht, dann delegieren sie die Aufgabe lieber. Delegieren Sie auch mittel- und langfristige Aufgaben an Ihre Mitarbeitenden. Und nutzen Sie auch die Delegation an andere Stellen, auch nach aussen (Outsourcing). Dabei ist wichtig, dass Sie auch wichtige Arbeiten und Daueraufgaben übergeben, nicht nur Routineaufgaben.
Wie delegieren Sie richtig?
Erläutern Sie das Ziel der Aufgabe oder des Auftrags mit einer klaren Zielvorgabe und erläutern Sie den Zusammenhang. Auch unangenehme Dinge werden gern erledigt, wenn der Sinn klar ist. Legen Sie eine klare Deadline fest. Diese sollte realistisch sein, sodass sie von Ihren Beschäftigten auch eingehalten werden kann. Formulieren Sie auch die Rahmen-bedingungen (z. B. Budget, Informationen) und geben Sie an, wie Sie für Rückfragen erreichbar sind und wer allenfalls auch noch unterstützend helfen kann.
Erfolgstipps zum Delegieren
Stellen Sie sicher, dass die beauftragte Person über genügend Know-how, Talent und Befähigung für die Aufgabe verfügt. Sie sollten keine Tätigkeiten delegieren, die zwangsläufig mit einem Misserfolg oder einer Frustration enden werden. Dele-gieren Sie nicht nur die untergeordneten, unbedeutenden Aufgaben, sondern auch wichtige. Ihre Angestellten werden dies als Vertrauensbeweis empfinden.
Stellen Sie unbedingt sicher, dass Ihre Angestellten die Aufgabe klar verstanden haben. Geben Sie Ihren Angestellten eine gewisse Freiheit in der Durchführung der Aufgabe. Ihre Methode ist nicht die einzig richtige. Wenn es jedoch irgendwelche Regeln oder Grenzen gibt, die eingehalten werden müssen, teilen Sie sie mit. Sorgen Sie dafür, dass alle Mittel, die für die Durchführung der Aufgabe benötigt werden, vorhanden sind. Wenn Sie delegieren, müssen Sie auch für die nötige Unter-stützung sorgen.
Bleiben Sie ansprechbar, dann fühlt sich der Mitarbeiter sicher, aber schauen Sie ihm nicht dauernd über die Schulter. Wenn die Aufgabe gut ausgeführt wurde, loben Sie. Wenn nicht, sagen Sie, wie es besser gemacht werden kann.
In diesem Sinne ermuntere ich Sie, falls auch Sie ein Zeitproblem haben, mehr und mehr Aufgaben an Ihre Mitarbeiter zu delegieren. Sie werden sehen, dass dies schlussendlich eine Win-win-Situation sein wird. Auf Wunsch stehe ich selbstverständlich gern auch jederzeit beratend zur Verfügung.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Erfolg
Ihr Edy Paul
